Allround Office Manager | AI Services | Scale Up | 24-32 uur | Utrecht

Organisatie

Voor een enthousiast en internationaal IT-services bedrijf dat een eigen AI SaaS-applicatie levert, zoeken wij een ondernemende Office Manager.

Deze organisatie groeit snel, telt ongeveer 35 collega’s en werkt in een informele, open en energieke cultuur. Qua bedrijfsgroei zitten ze eigenlijk midden in een in een scale-up fase. Je ondersteunt hier zowel het team als de twee eigenaren en bent een onmisbare schakel op kantoor. AI is internationaal en het team ook. Gezamenlijke borrels, get-to-gethers, AI-kennissessies maar ook contracten, HR zaken etc. zijn in het Engels en Nederlands.

Omdat dit een nieuwe functie is, krijg je veel ruimte om processen te verbeteren, structuur neer te zetten en het kantoor écht jouw domein te maken. Dit vraagt om ervaring om taken te zien en projecten en processen naar je toe te trekken. Zeg nou zelf, is dit geen unieke kans om hier in 2026 te starten?

ALLROUND OFFICEMANAGER | SCALE-UP | IT AI SERVICES | VASTE BAAN | PARTTIME/FULLTIME 24-32 UUR | UTRECHT

Functieomschrijving | Wat ga je doen?

Dit is een gloednieuwe rol waarin jij als Officemanager de regie neemt. Jij zorgt voor een prettige werkplek en dat alles kantoor soepel verloopt. Ben jij die energieke aanpakker voor deze rol? Reageer snel op deze vacature!

Wat ga je doen?
In deze rol zorg je voor overzicht, een prettig kantoor en soepele dagelijkse processen. Je hart gaat sneller kloppen van een breed takenpakket en je weet goed raad met verschillende werkprocessen, waarbij je altijd kijkt hoe ze slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht. Deze vrijheid krijg je!
Het team kan op jou rekenen voor ondersteuning en structuur. Zo draag je direct bij aan een professionele, goed georganiseerde werkomgeving.

HR

• Organiseren van een warme en vlotte onboarding.
• Mutaties verwerken en het pensioenportaal bijhouden.
• Beantwoorden HR gerelateerde vragen.
• Aanvragen van NS Business Cards en andere praktische zaken.
• Zorgen voor een kloppende en actuele HR administratie.
• Ook ben je de ‘cultuurbewaker’ dus jouw organisatietalent kun je kwijt in het organiseren van teamuitjes, kerst, Sinterklaas, pub quizzen, etc.

Team- & managementsupport

• Ondersteunen van de eigenaren en het MT. Je neemt de taken over van de huidige virtual assistant.
• Voorbereiden van goede presentaties voor het commerciële team.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor dagdagelijkse vragen van collega’s.
• Beantwoorden van de algemene telefoonlijn .

Administratie

• Declaraties indienen en completeren.
• Op termijn boekhoudkundige taken overnemen van de externe controller.

Facilitair en kantoorbeheer

• Bestellen van office en food supplies, geschenken en attenties en algemeen voorraadbeheer.
• Onderhouden van contact met het schoonmaakbedrijf en leveranciers.
• Zorgdragen voor een nette en verzorgde kantooromgeving waarbij met nadruk door onze opdrachtgever is aangegeven dat je niet de “opruimer” wordt binnen het bedrijf. Iedereen draagt hieraan zijn ‘steentje’ bij.

Functie eisen | Wat neem je mee?

• Ervaring in een administratieve, ondersteunende of facilitaire functie.
• Proactieve, zelfstandige houding en gevoel voor prioriteiten.
• Sterk in organiseren en het bewaken van structuur.
• Digitale vaardigheden. Ze werken hier o.a. met Google Suite (Gmail, Meet, Drive, Docs, Keep, Sheets, Slides & Calendar), Slack & Hubspot.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en goed in Engels.
• Woonachtig in (de regio) Utrecht.
• Beschikbaar voor 24-32 uur per week, bij voorkeur met vrijdag als vaste vrije dag.

Arbeidsvoorwaarden | Wat wordt geboden?

• Een mooi salaris tussen €4.200,– en €4.800,– bruto per maand o.b.v. 40 uur per week, afhankelijk van jouw ervaring en achtergrond.
• Flexibel vakantiebeleid. Contractueel, want dat is in NL verplicht, 25 dagen per jaar; in de praktijk onbeperkt mits je het niet te gek maakt.
• NS Business Card of € 0,23 per km reiskostenvergoeding.
• Parkeren volledig vergoed maar ook met het OV goed bereikbaar.
• €25,– telefoonvergoeding per maand.
• Laptop in bruikleen.
• 8% vakantiegeld en een pensioenregeling met 50% werkgeversbijdrage.
• Jaarcontract met intentie tot een vaste aanstelling voor 24-32 uur per week.
• Hybride werken, alleen bij 32 uur per week en dan max. 1 dag per week.

Staat deze rol jou op het lijf geschreven?
Solliciteer via onze website of neem contact op:
📧 recruitment@theofficemanagers.nl
📞 030 8783118
📱 WhatsApp: 06 21263126
Een motivatie vinden wel altijd leuk om te lezen!

Standplaats: Utrecht (24-32 uur)

Interesse? Solliciteer op deze functie

Solliciteer Solliciteer via WhatsApp