Secretaresse | Duobaan | Non Profit | 20-24 uur | Utrecht

Functieomschrijving | Wat ga je doen?

Ben jij de ervaren secretaresse die samen met je duo collega de spil wil zijn van een open en dienstverlenende organisatie? Jij bent een zelfstandige en ondernemende persoonlijkheid. Je houdt van contact met collega’s en ook met klanten: je ontvangt ze met een glimlach en laat ze voelen dat ze welkom zijn.
Ook zorg je ervoor dat alle ruimtes en zalen perfect in orde zijn. De koffiemachine staat klaar voor gebruik, je houdt voorraden bij en houdt het overzicht op de reserveringen van de vergaderruimtes. Administratieve en facilitaire taken worden ook door jou en je collega opgepakt. Samen zorgen jullie ervoor dat het kantoor goed reilt en zeilt; je vervangt elkaar bij ziekte en vakantie.

Ben jij een echte, enthousiaste multitasker? Dan is dit jouw baan!

• Afwikkelen van contacten per telefoon/mail en het verwerken van de post.
• 1 x per 2 weken notuleren van directievergaderingen, je wisselt dit af met je duo collega.
• Je treft voorbereidingen en zorgt voor de begeleiding van vergaderingen: verzamelen van agendapunten, verspreiding van notulen en actielijsten.
• Je zorgt ervoor dat de meetingrooms op orde zijn en dat drankjes en/of lunches geregeld zijn.
• Je bent verantwoordelijk voor de reserveringen van de vergaderruimtes.
• Organiseren/regelen van bijeenkomsten, het uitnodigen van betrokkenen en het regelen van de catering.
• Verwelkomen van gasten en ze naar de juiste collega begeleiden.
• Verjaardagen, feestdagen bijhouden en zorgen voor de bijbehorende presentjes.
• Aanspreekpunt voor facilitaire zaken aangaande kantoormeubilair, schoonmaak en kantoorartikelen.
• Afstemming met beveiliging in geval van bijzonderheden en monitoren storingsmeldingen.

Functie eisen | Wat neem je mee?

• Je bent spontaan en klantvriendelijk, daarnaast ben je ook zeer servicegericht.
• Je hebt affiniteit met receptiewerkzaamheden, of je hebt eerder gewerkt in een dergelijke rol.
• MBO werk- en denkniveau. Bijvoorkeur heb je een MBO opleiding afgerond op administratief of secretarieel vlak.
• Je werkt graag secuur en ordelijk.
• Je bent flexibel beschikbaar, in overleg. Donderdag is de overdrachtsdag; je bent dan samen met je duo collega aanwezig op kantoor.
• Met het openbaar vervoer reizen is voor jou geen probleem. Het kantoor is in hartje Utrecht gevestigd.
• Als je met AFAS gewerkt hebt, dan is dat echt een voordeel.
• Je beheerst de Nederlandse taal mondeling en schriftelijk uitstekend.

Arbeidsvoorwaarden | Wat wordt geboden?

• De intentie is om een vast dienstverband aan te gaan na een initieël jaarcontract.
• Een goed salaris van maximaal €3.500,- bij gebleken geschiktheid en ervaring. Een 13e maand, pensioenregeling, vakantiegeld, 25 vakantiedagen en prima groeimogelijkheden. Bijkopen van vakantiedagen is mogelijk.
• Persoonlijke ontwikkeling staat hoog op de agenda, er zijn volop scholingsmogelijkheden.
• Een afwisselende baan in een leuke werkomgeving met fijne collega’s waar de tijd voorbij vliegt.
• Reizen met het OV met uitstekende verbindingen. Helaas is reizen per auto geen aanrader i.v.m. hoge parkeerkosten in Utrecht centrum.

Ga je voor deze leuke functie?
Reageer direct via onderstaande button, graag met cv.
Heb je vragen? Bel met 0308783118, app naar 06 11161682 of mail naar recruitment@theofficemanagers.nl

Interesse? Solliciteer op deze functie