Ervaren Office Manager | Nederlands + Engels | Internationale handelsorganisatie | 32–40 uur per wk.

Organisatie

Onze opdrachtgever is een internationaal opererende handelsorganisatie, gevestigd in de regio Eindhoven. De organisatie kenmerkt zich door een dynamische werkomgeving, een informele bedrijfscultuur en korte communicatielijnen. Er wordt snel geschakeld, collega's zijn betrokken en een praktische, oplossingsgerichte instelling wordt gewaardeerd.
Binnen deze organisatie krijg je volop ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en verantwoordelijkheid te dragen. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt het werk interessant.
Voor deze organisatie zoeken wij een:

ERVAREN OFFICE MANAGER | NEDERLANDS + ENGELS | INTERNATIONALE HANDELSORGANISATIE | 32–40 UUR PER WEEK | EINDHOVEN

Functieomschrijving | Wat ga je doen?

Ben jij een ervaren, proactieve Office Manager die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en energie krijgt van een veelzijdige functie? Ben jij een echte regelaar die zelfstandig zaken oppakt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt?
Als Office Manager ben je de rechterhand van het management en een belangrijk aanspreekpunt binnen de organisatie. Je ondersteunt de directie, coördineert uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden en zorgt ervoor dat collega's zich kunnen richten op hun kerntaken.
Je voelt goed aan wat prioriteit heeft, denkt in oplossingen en wacht niet af totdat iemand je vraagt iets te regelen. Je ziet wat er moet gebeuren en onderneemt actie.

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt de directie bij uiteenlopende organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Je beheert en structureert de mailbox, bewaakt belangrijke correspondentie en signaleert zaken die aandacht vragen. Je verzorgt het agendabeheer, plant afspraken en bereidt vergaderingen voor.
• Je organiseert zakelijke reizen, waaronder het boeken van vluchten, hotels en overige reisarrangementen voor directie en medewerkers.
• Je coördineert interne en externe bijeenkomsten, zakelijke evenementen, beurzen en personeelsactiviteiten.
• Je ontvangt bezoekers en zakelijke relaties en zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst.
• Je draagt zorg voor een representatieve, goed georganiseerde kantooromgeving en coördineert facilitaire zaken, leveranciers en kantoorbenodigdheden.
• Je ondersteunt bij communicatie en socialmedia-activiteiten.
• Je onderhoudt waar nodig contact met internationale collega's en ondersteunt bij organisatorische werkzaamheden voor buitenlandse vestigingen.
• Je signaleert verbeterpunten en neemt initiatief om werkprocessen slimmer en efficiënter in te richten.

Een veelzijdige rol met ruimte voor eigen initiatief
Je krijgt de vrijheid om jouw werkzaamheden zelfstandig vorm te geven. Daarbij schakel je gemakkelijk tussen geplande activiteiten en onverwachte situaties. Je bent iemand die rust en structuur brengt, ook wanneer het druk is.
Je bent niet alleen ondersteunend, maar denkt actief mee over hoe zaken beter georganiseerd kunnen worden. Juist jouw zelfstandigheid, betrokkenheid en organisatietalent maken je waardevol voor het management en de organisatie.

Functie eisen | Wat neem je mee?

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau en relevante werkervaring als Office Manager, Management Assistant, Directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Ervaring met het zelfstandig ondersteunen en ontzorgen van management of directie.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede professionele beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Office 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.
• Sterk organisatorisch vermogen en het talent om prioriteiten te stellen en meerdere werkzaamheden tegelijkertijd te coördineren.
• Een proactieve, zelfstandige en hands-on werkhouding: je ziet werk liggen en pakt het op.
• Een flexibele, stressbestendige en oplossingsgerichte instelling.
• Goede communicatieve en sociale vaardigheden, gecombineerd met een representatieve en professionele uitstraling.
• Een nauwkeurige werkwijze, gevoel voor vertrouwelijkheid en oog voor detail.
• Je voelt je thuis in een dynamische, internationale en informele werkomgeving.
• Beschikbaarheid voor 32 tot 40 uur per week en bereidheid om voornamelijk op kantoor in Eindhoven te werken.

Arbeidsvoorwaarden | Wat wordt geboden?

• Een veelzijdige en zelfstandige functie binnen een internationaal opererende organisatie met een informele en ondernemende cultuur.
• Een jaarcontract voor 32, 36 of 40 uur per week, met de intentie om dit om te zetten naar een vast dienstvervand.
• Een salarisindicatie van € 3.800 tot € 4.200 bruto per maand, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid, zelfstandigheid en ruimte voor eigen initiatief.
• Directe samenwerking met het management en korte communicatielijnen.
• Een prettige werkomgeving met betrokken collega’s en een nuchtere, collegiale sfeer.
• Een laptop en telefoon van de zaak.
• De mogelijkheid om in overleg één à twee dagen per week thuis te werken, waarbij de voorkeur uitgaat naar aanwezigheid op kantoor.
• Een organisatie waarin jouw ideeën worden gewaardeerd en je daadwerkelijk kunt bijdragen aan verdere professionalisering en verbetering van processen.

Ben jij die energieke, zelfstandige Office Manager die graag het verschil maakt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt?
Dan komen wij graag met je in contact!
Solliciteer via onderstaande button en sluit je CV bij. Of bel, mail of app naar:

recruitment@theofficemanagers.nl
030-8783118
WhatsApp: 06-21263126

Standplaats: Eindhoven (32-40 uur)

Interesse? Solliciteer op deze functie

Solliciteer Solliciteer via WhatsApp