Ervaren Executive Assistant (EA) / Business Assistant | Unilabs NL | NL+ Engels | 40 uur | Amsterdam

Organisatie

Bij Unilabs draait alles om betere zorg. Met nauwkeurige en tijdige diagnostiek geven ze zorgprofessionals de inzichten die zij nodig hebben om de best mogelijke behandeling te bieden. Dat doen ze internationaal, met diensten op het gebied van laboratoriumonderzoek, pathologie, genetica en beeldvorming.
In Nederland zetten ongeveer 1.600 collega’s zich hiervoor in. Zij werken in de laboratoria en op ca. 300 bloedafnamelocaties. Unilabs is onder andere bekend van Saltro. Atal Medial en Medlon

Onze organisatie is volop in ontwikkeling. We werken in een veranderende omgeving waarin samenwerking, professionaliteit en ondernemerschap centraal staan. De sfeer is informeel, met een smart-casual dresscode. Collega’s met verschillende nationaliteiten en achtergronden werken samen aan onze ambities. De ontwikkelingen in de markt houden ons scherp en stimuleren ons om continu te verbeteren.

Voor de CEO Nederland en deels ter ondersteuning van het Country Leadership Team (CLT) van Unilabs zoeken wij een:

ERVAREN EXECUTIVE ASSISTANT (EA) / BUSINESS ASSISTANT | UNILABS NEDERLAND | VLOEIEND NEDERLANDS + ENGELS | FULLTIME 40 UUR P/WK | AMSTERDAM- SLOTERVAART

Functieomschrijving | Wat ga je doen?

Als Executive Assistant ondersteun je de CEO van Unilabs Nederland, die ook deel uitmaakt van het internationale bestuur en daarom regelmatig in het buitenland verblijft. De samenwerking is informeel en gebaseerd op vertrouwen, verbinding en ruimte voor ontwikkeling. Vanuit jouw centrale positie help je het leiderschapsteam (CLT) georganiseerd, verbonden en gericht te blijven op de juiste prioriteiten.

Het Country Leadership Team bestaat uit tien leden en vertegenwoordigt verschillende disciplines binnen de organisatie. Hoewel de nadruk ligt op de ondersteuning van de CEO, vervul je ook een belangrijke coördinerende rol voor het volledige team. Je zorgt voor continuïteit en houdt overzicht. Daarnaast ondersteun je de wekelijkse vergaderingen, leg je afspraken en besluiten zorgvuldig vast en bewaak je de opvolging van actiepunten.

Wat ga je doen?

• Proactief: Je wacht niet op taken, maar neemt werk proactief uit handen, anticipeert op wat aandacht of opvolging vereist en werkt zelfstandig en vindingrijk.
• Bedrijfskundig inzicht: Je bent niet alleen een uitvoerder, maar begrijpt de inhoud en context van het werk, filtert informatie en herkent prioriteiten, bereid PowerPoint presentaties van jouw CEO aan de board voor.
• Stressbestendig: In een dynamische omgeving met veel veranderingen breng jij structuur en kalmte, presteer je onder druk en zorg je voor een consistente opvolging.
• Communicatief vaardig: Je bent helder, effectief en professioneel in je communicatie, zowel schriftelijk als mondeling in het Nederlands en Engels.
• Flexibel: Je begrijpt dat deze rol geen 9-tot-5-mentaliteit kent en bent bereid om waar nodig extra inzet te tonen om de klus te klaren.
• Integer en discreet: Je hebt een hoge emotionele intelligentie en gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie.
• Verbindend en mensgericht: Je bouwt sterke relaties op in de hele organisatie, draagt bij aan een positieve en open kantoorcultuur en bent benaderbaar en oplossingsgericht.

Functie eisen | Wat neem je mee?

• Een post-hbo werk- en denkniveau of een HEAO- of bedrijfskundige achtergrond.
• Minimaal 7-10 jaar ervaring met het ondersteunen van senior executives (C-level) in een complexe veranderende omgeving.
• Jouw Nederlands is zowel mondeling als schriftelijk uitstekend evenals jouw Engels. De communicatie is circa 60% Nederlands en 40% Engels.
• Expert in Microsoft 365 (incl. Teams, SharePoint, PowerPoint) en andere efficiency tools of software. Je kunt niet alleen presentaties maken, maar doorgrondt ook de inhoud.
• Bewezen ervaring met proactief en complex agenda- en e-mailbeheer, waarbij je de mailbox van de CEO beheert, prioriteert en namens hem communiceert.
• Ervaring met het boeken van internationale reizen, inclusief vluchten, routes en accommodatie. Het beheren van reisbudgetten en afhandelen van onkostendeclaraties.
• Vaardigheid in het coördineren van CLT-meetings en offsites, het voorbereiden van materialen (zoals KPI's en prestatie-updates) en het opstellen van compacte notulen inclusief besluiten- en actielijsten.

Nice to have

• Ervaring binnen een multinationale, zorg- of logistiek gerelateerde organisatie.
• Ervaring met het werken in een organisatie die een significante transformatie doormaakt.
• Ervaring met het gebruik van AI-tools zoals Copilot voor het maken van notulen.

Arbeidsvoorwaarden | Wat wordt geboden?

Unilabs biedt je de kans om een sleutelrol te vervullen in een organisatie die volop in ontwikkeling is. Je werkt nauw samen met de CEO en het leiderschapsteam en bouwt aan sterke, duurzame werkrelaties.
In deze informele en open werkomgeving krijg je alle ruimte om initiatief te nemen en bij te dragen aan een positieve, verbonden cultuur. Af en toe reis je binnen Nederland, bijvoorbeeld voor directieoverleg in Enschede.

Je kunt rekenen op:

• Een jaarcontract met de intentie om dit te verlengen.
• Een bruto jaarsalaris, incl. vakantiegeld (8,33%) tussen €65.000,–/€75.000,– [AJ1.1]gebaseerd 40 uur per week afhankelijk van jouw ervaring en aansluiting van jouw skills met de vacature. En daarbij ook nog eindejaarsuitkering van 8,33%.
• 30 vakantiedagen per jaar.
• Een pensioenregeling via Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW);
• FiscFree: de mogelijkheid om met belastingvoordeel producten en diensten aan te schaffen, zoals een fiets, bedrijfsfitness, laptop of telefoon;
• Onbeperkt toegang tot opleidingen en trainingen, zodat je volop kunt investeren in je talenten en ontwikkeling.
• Een werkomgeving die volop in beweging is, met veel ruimte voor eigen ideeën, verantwoordelijkheid en initiatief.
• Je werkt vanuit het kantoor in Amsterdam op de elfde verdieping van het voormalige Slotervaartziekenhuis. Parkeren is geen probleem en de locatie is uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer.

Breng jij overzicht en verbinding als Executive Assistant in het hart van Unilabs Nederland? Reageer dan meteen!

Solliciteer via onderstaande button en sluit je CV bij. Wil je meer informatie? Bel of mail naar:
recruitment@theofficemanagers.nl
030-8783118
WhatsApp: 06-21263126

Standplaats: Amsterdam-West

Interesse? Solliciteer op deze functie

Solliciteer Solliciteer via WhatsApp