Wat houdt de rol in?
Een Office Manager is iemand die verantwoordelijk is voor facilitaire, organisatorische en secretariële zaken op een kantoor. In sommige gevallen geeft deze persoon ook leiding aan het secretariaat. Als spil binnen het bedrijf draagt een veelzijdige Office Manager zorg voor een soepel verloop van de bedrijfsprocessen binnen het kantoor. Voor de directie van een MKB bedrijf kan een Office Manager, functionerend op HBO niveau, veel taken uit handen nemen en zorgen voor een efficiënte bedrijfsvoering. The Office Managers is erg gecharmeerd van de LEAN methodiek.
Welke werkzaamheden komen hierbij kijken?
De Office Manager is organisatorisch en communicatief sterk. Daarnaast weet hij/zij een leidende of coördinerende positie in te nemen.
Administratie: Beheren van administratieve taken en procedures, inkomende correspondentie verwerken, creëren van archiefsystemen, voorraadbeheer en administratieve taken toewijzen
Documentatie: Verantwoordelijk voor het bewaren, beschermen en vernietigen van documentatie.
Verantwoordelijk voor: Efficiëntie bewaken en verbeteren door het beheren en implementeren van diverse systemen, inrichting en de aankoop van apparatuur.
Kantoorbeleid: Ontwerpen en implementeren van kantoorbeleid door standaardisatie , vergelijken van resultaten met de standaard en het uitvoeren van verbeteringen.
Plannen: Eventueel uitvoeren van operationele vereisten door het inplannen van werknemers en het toewijzen van taken.
Managementondersteuning: Eventueel het ondersteunen van het management door het uitvoeren van analyses, bijwerken en genereren van rapportages en eventueel notuleren.
Leiding geven: Managen van de resultaten van kantoorpersoneel door werknemers te coachen, adviseren en terechtwijzen indien nodig. Plannen, bijhouden en beoordelen van de resultaten van werkzaamheden.
Jaarplanning: Voldoen aan financiële doelstellingen door office jaarplanningen te maken.
Kennis: Op de hoogte blijven van professionele en technische ontwikkelingen door cursussen en trainingen.
Ook op zoek naar een Office Manager?
