Organisatie

Onze opdrachtgever is een beursgenoteerde, innovatieve, internationale organisatie in de technology sector. Voor het hoofdkantoor in Utrecht Centrum (25-30 personen) zijn wij op zoek naar een ervaren en ambitieuze

— SENIOR MANAGEMENT ASSISTANT (fulltime 40 uur, 36 uur is bespreekbaar) —

die een voortrekkersrol heeft en excellente ondersteuning biedt aan collega’s en directie.

Functieomschrijving

Ben jij een Senior op het gebied van management support in een ‘fast paced’ internationale omgeving? Haal je altijd het beste uit jezelf en vind je het leuk om collega’s hierin aan te sturen? Klinkt een fantastische A-locatie in Utrecht Centrum je als muziek in de oren? Reageer dan nu!

WAT GA JE DOEN?
In de rol van Senior Management Assistant lever je ‘high level support’ aan de CFO, andere Board members en overige collega’s. Vanuit het moderne kantoor op een fantastische A-locatie in Utrecht Centrum ben je samen met twee andere collega’s verantwoordelijk voor alle secretariële, administratieve en organisatorische zaken. Door de juiste onderlinge afstemming en de individuele kwaliteiten vullen jullie elkaar goed aan en kunnen jullie elkaar moeiteloos vervangen. Belangrijk is dat de continuïteit gewaarborgd blijft. Als Senior Management Assistant heb je een aansturende en coördinerende rol. Een greep uit de taken:

  • Je bent verantwoordelijk voor het proactief beheren en bewaken van mail en agenda’s, anticiperend op prioriteiten, deadlines, belangen, reistijd.
  • Voorbereiden van (complexe) reizen (visa, vlucht, accommodatie) en organiseren van (internationale) meetings. Je bent zeer sterk in het maken van PowerPoint presentaties.
  • Organiseren van kantooruitjes, events en de maandelijkse borrel. Dat je hierin organisatorische en creatieve vrijheid krijgt is voor jou vanzelfsprekend. Jij bent tenslotte gewend om zaken tot in de puntjes te regelen.
  • Je bent het aanspreekpunt voor (internationale) klanten, investeerders, consultants en teamleden. Hiervoor ben jij in staat je gemakkelijk te bewegen op ieder niveau en weet jij met flair en tact de juiste informatie te vergaren.
  • Je hebt oog voor de facilitaire zaken, de professionele uitstraling van de (open) kantoorruimten en de hoge standaard op het gebied van hospitality. Je geeft hierin het goede voorbeeld en bent niet bang om men hierop aan te spreken.
  • Verder verzorg je de onboarding van nieuwe medewerkers en neem je het (digitaal) archiveren voor jouw rekening. Voor internationale symposia en roadshows bereid je de zaken gedegen voor en verzorg je naderhand de follow-up.

De ideale rol voor iemand met international secretary skills, een bewezen en ervaren senior professional in management ondersteuning!
Zakelijke flair met een assertieve werkhouding is een must, net als een excellente beheersing van de Nederlandse en Engelse taal en een hoog werktempo met gevoel voor verhoudingen en prioriteiten.

Functie eisen

WAT NEEM JE MEE?

  • HBO werk- en denkniveau met een afgeronde secretariële opleiding.
  • Minimaal 5 jaar werkervaring als (Senior) Management Assistant of Directiesecretaresse in een internationale werkomgeving is een must.
  • Een excellente beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Taalvaardigheidtoetsen maken deel uit van onze procedure.
  • Vertrouwd met het Microsoft Office pakket, PowerPoint kent voor jou geen geheimen.
  • Je herkent jezelf in kernwaarden als ondernemend, verantwoordelijk, kwaliteitsgericht, ambitieus, kennisoverdracht, integer.

WIE BEN JIJ?

  • Je schakelt snel, pakt zelfstandig zaken op en voert deze accuraat en professioneel uit. Jouw proactieve houding maakt dat je altijd goed voorbereid bent. Je hebt een behoorlijke portie ervaring en zelfvertrouwen en weet goed in te spelen op onverwachte situaties.
  • Je voelt je verantwoordelijk, toont ‘ownership’ en neemt graag het voortouw. Je zal niet snel in de schaduw van een ander staan.
  • Je streeft naar perfectie, houdt van een goede samenwerking, hebt een goede werkethiek en geen 9 tot 5 mentaliteit. Dit verwacht je ook van jouw collega’s.
  • Vanzelfsprekend ben jij representatief, integer en weet je wanneer discretie verlangd wordt.

Arbeidsvoorwaarden

WAT WORDT GEBODEN?

  • Werken bij het hoofdkantoor van een snelgroeiende multinational, beursgenoteerd en met meer dan 15.000 medewerkers wereldwijd. De organisatie heeft een open en platte structuur, de lijnen zijn kort.
  • Een veelzijdige en uitdagende fulltime functie (40 uur, 36 uur is bespreekbaar) als Senior Management Assistant met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.
  • Qua werkplek ontbreekt het je aan niets. Het is een schitterend nieuw kantoor in het centrum van Utrecht, state of the art, duurzaam en met een fenomenaal uitzicht.
  • Veel aandacht en oog voor de medewerkers, onderlinge verbondenheid en het trotse ‘wij’ gevoel. Een goede lunchfaciliteit, kwaliteitskoffie en vers fruit mag dan niet ontbreken!
  • Een langdurige samenwerking is het uitgangspunt, in eerste instantie krijg je een jaarcontract. De arbeidsvoorwaarden zijn uitstekend, zoals een jaarcontract met uitzicht op vast, passend salaris, interessante bonusregeling, pensioen- en collectieve ziektenkostenregeling.
  • Het kantoor zit op een prachtige locatie in Utrecht Centrum en is uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer, je reist dan ook eerste klasse en bent zo op de werklocatie.

INTERESSE?
Wij ontvangen graag jouw sollicitatie. We zullen je zo snel mogelijk bellen of e-mailen. Een motivatie vinden we leuk om te lezen, maar sluit in ieder geval jouw CV bij. Wil je meer informatie over deze functie? Neem contact op met The Office Managers op 030-8783118, wij zijn bereikbaar van maandag t/m donderdag van 09.00 tot 21.00 uur en op vrijdag tot 16.30 uur. Contactpersoon voor deze vacature is Sabrina van Breukelen (Recruiter), bereikbaar op 06-11161682.

Standplaats

Utrecht (fulltime 36-40 uur)

Solliciteer op deze vacature nummer O190044

Deel deze vacature