Organisatie

Onze opdrachtgever is een modern adviesbureau in de regio Amersfoort, met een knipoog noemen ze zichzelf weleens de ‘de procesclub‘.
Waar blinken ze dan in uit? Verbeteren, vereenvoudigen en vooral versnellen van workflows en processen voor hun opdrachtgevers.
Op dit moment werken er zo’n 30 personen, incl. 2 managing partners, die echt behoefte hebben aan support op het gebied van officemanagement, personeelszaken, marketing en financieel-administratief. Jij bent de ‘backbone’ van deze organisatie!

Vanwege het vertrek van de huidige Office Manager zijn wij op zoek naar een enthousiaste en zelfstandige

OFFICE MANAGER (fulltime 32 uur)

Functieomschrijving

Ben jij op zoek naar een rol als Office Manager waarin je de spil van de organisatie bent, de steun & toeverlaat en sparringpartner van de directie?
Zorg jij er graag voor dat alles op kantoor soepel en efficiënt verloopt? En wil je aan de slag bij een MKB adviesorganisatie met een open en persoonlijke bedrijfscultuur? Dan zoeken wij jou!

WAT GA JE DOEN?
In deze rol ben je verantwoordelijk voor het gehele officemanagement, dus alle organisatorische, financieel-administratieve en P&O assisterende werkzaamheden en processen. Je ondersteunt de 2 partners en jouw 30 collega’s, die meerdere dagen per week op locatie bij opdrachtgevers werkzaam zijn, bij verschillende projecten en opdrachten. Het kantoor is echt de thuisbasis, collega’s zoeken elkaar hier op, ook buiten het werk.
Als Office Manager veer je mee met de ontwikkeling van de organisatie, je bent helemaal op je plek in een groeiend MKB bedrijf.

  • Officemanagement algemeen: agendabeheer van de twee partners, correspondentie, post-/email afhandeling, digitale archivering.
    Gastvrouw en eerste aanspreekpunt voor collega’s en externen (je schakelt met opdrachtgevers, partners). Reserveren restaurants/ruimtes, regelen van vergaderingen.
  • Personeel & Organisatie: je regelt alles voor de onboarding (goede start, telefoon, laptop, auto), contract- en dossierbeheer, personeels- en salarismutaties, ziekte- en verzuimregistratie, ondersteuning in de werving & selectie van nieuwe collega’s.
  • Financieel administratief: het administratiekantoor verzorgt de administratie. Jouw taak is om hen te voorzien van facturen en betaaloverzichten. Ook verzorg je de lease-administratie.
  • Facilitair: je bent het eerste aanspreekpunt voor leveranciers, denk aan ICT en schoonmaak. Verder ben jij de ‘go to person’ voor alles op het gebied van wagenparkbeheer, kantoorbeheer en inkoop food & office supplies. Je hebt oog voor de netheid van alle kantoorruimten en draait je hand niet om voor het in- en uitruimen van de vaatwasser.
  • Marketing, Communicatie & Social Media: je bent de aanjager voor marketing gerelateerde zaken, je checkt en plaatst berichten en blogs op de website en social media (LinkedIn en Instagram). Je werkt hiervoor met Mailchimp, InDesign en WordPress.
  • Evenementen: je organiseert alle (klant)events, van kenniscafés tot conferenties, ontbijtsessies, borrels, bijeenkomsten en niet te vergeten….
    het Sinterklaasfeest!

Dit alles in nauwe samenwerking met de 2 directeuren, zij kunnen erop vertrouwen dat jij er voor zorgt dat alles op kantoor soepel, efficiënt en effectief verloopt. Omdat jouw collega’s veelal op locatie werken is het belangrijk dat je zelfstandig en zelfredzaam bent, je bent zo nu en dan alleen op kantoor aanwezig.

Functie eisen

WAT NEEM JE MEE?

  • Je hebt MBO+/HBO denk- en werkniveau.
  • Je hebt zo’n 5 jaar ervaring als Office Manager, bij voorkeur in de zakelijke dienstverlening.
  • Je hebt gevoel voor marketing, communicatie en social media en hebt een hoge mate van hospitality.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal. Een goede kennis van de Engelse taal is welkom.
  • Een Nederlandse taalvaardigheidtoets maakt deel uit van onze procedure.
  • Je bent ervaren met Office365 en SharePoint. Weet je de weg in WordPress en/of InDesign? Heel handig!

WIE BEN JIJ?

  • Je bent een echte ontzorger en een goede planner. Vanzelfsprekend bent je organisatorisch sterk en denk je altijd een stap vooruit.
  • Je hebt een scherp oog voor deadlines en prioriteiten.
  • Je bent gewend om snel te schakelen, bent communicatief sterk en gaat altijd voor de best passende oplossing.
  • Je bent een gastvrouw/-heer pur sang! Enthousiast, positief en tactvol met een natuurlijke flair.
  • Je hecht waarde aan een opgeruimd kantoor én administratie. Je bent dus accuraat, zorgvuldig en zet graag de puntjes op de i.

Kortom; ben jij een professional en oefen je jouw rol als Office Manager met plezier uit? Dan ben je hier van harte welkom!

Arbeidsvoorwaarden

WAT WORDT GEBODEN?

  • Een afwisselende fulltime functie voor 32 uur per week als Office Manager bij een energiek en ambitieus adviesbureau met uitdagende opdrachten in de regio Amersfoort. Een goede werksfeer staat hier voorop en inzicht en initiatief wordt gewaardeerd.
  • Een nauwe samenwerking met de 2 managing partners en het hechte en gevarieerde team van ca. 30 bevlogen consultants (werken veelal op locatie bij opdrachtgevers).
  • Een bruto maandsalaris tussen de €3.000,- en €3.400,- o.b.v. 40 uur per week en afhankelijk van opleiding en ervaring. Een prima pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden: pensioenbijdrage, 28 vakantiedagen, winstdeling en laptop en mobiel van de zaak. Ook zijn er flexibele werktijden, is onder schoolltijden werken bespreekbaar en is het mogelijk om, indien nodig, vanuit
  • huis te werken.
  • In eerste instantie is er sprake van een tijdelijke arbeidsovereenkomst rechtstreeks bij de opdrachtgever, met uitzicht op een vast dienstverband bij gebleken geschiktheid.

INTERESSE?
Solliciteer dan nu! We zullen je zo snel mogelijk bellen of e-mailen. Een motivatie vinden we leuk om te lezen, maar stuur in ieder geval jouw CV mee.
Wil je meer informatie over deze functie? Neem contact op met The Office Managers op 030-8783118, wij zijn bereikbaar van maandag t/m donderdag van 8.30 tot 21.00 uur en op vrijdag tot 16.30 uur.
Je mag ook een WhatsApp bericht sturen naar onze recruiter Sabrina van Breukelen: 06-11161682.

Standplaats

Regio Amersfoort (fulltime 32 uur)

Solliciteer op deze vacature nummer O200032

Deel deze vacature