Organisatie

Onze opdrachtgever is een internationale familiaire vastgoedgroep met eigendommen en projectontwikkeling in diverse landen. Vanuit de nieuw opgezette vestiging in Hoofddorp gaat men de projectontwikkeling in vastgoed voor de Nederlandse markt verder uitbreiden.

Wij zijn op zoek naar een allround

— OFFICE MANAGER (40 uur) —

die organisatorisch sterk is, het hoofd koel houdt en altijd het overzicht heeft. Iemand met drive en een echte aanpakkersmentaliteit, die het als een uitdaging ziet om deze rol op zich te nemen!

Functieomschrijving

Beschik jij als Office Manager over allround skills om binnen deze nieuwe vestiging in de vastgoedsector een afwisselend en breed takenpakket op je te nemen? Ben jij graag het centrale aanspreekpunt voor collega’s?

WAT GA JE DOEN?
Als Office Manager ben jij als een vis in het water en met veel plezier verantwoordelijk voor allround ondersteuning, denk aan agendabeheer, travelmanagement, ontvangst van bezoekers etc.
Ook zal je administratieve ondersteuning bieden aan de verschillende projecten, zoals opmaken van contracten, input van facturatie gegevens, bijhouden van overzichtslijsten voor meerwerk van aannemers.

Jouw rol

  • Je fungeert als intern aanspreekpunt ten aanzien van werkinhoudelijke, organisatorische en relatiebeheerzaken. Dagelijks heb je contact met de collega’s van de hoofdvestiging in België.
  • Je regelt facilitaire zaken, denk aan de inkoop van kantoorartikelen en het bijbehorende budgetbeheer.
  • Je bent gastvrouw voor bezoekers.
  • Je adviseert gevraagd en ongevraagd met betrekking tot secretariële en organisatorische aangelegenheden.
  • Je zet acties uit bij de ontwikkeling en uitvoering van specifieke activiteiten, bewaakt de voortgang en planning en onderhoudt de hiermee samenhangende contacten met in- en externe relaties.
  • Je signaleert afwijkingen/knelpunten in de operationele gang van zaken en werkprocessen, zorgt dat deze worden opgelost en doet indien nodig verbetervoorstellen.
  • Je verwerkt de financiële administratie; facturatie, invoeren in Excel, projectcodes toekennen, etc.
  • Je levert in samenwerking met adviseurs/aannemers redactionele ondersteuning bij het uitwerken van contracten.
  • Je implementeert verbeteringen/gewijzigde werkprocessen, waarbij je de processen zoals die op het hoofdkantoor zijn ingericht in acht houdt.

Kortom, jij bent de onmisbare spil en dankzij jouw inzet en enthousiasme lopen alle praktische zaken op rolletjes!

Functie eisen

WAT NEEM JE MEE?

  • Een opleiding op MBO of HBO niveau in de richting van (internationaal) Officemanagement / Managementsupport.
  • 3-5 jaar ervaring als Office Manager (finance, juridisch, contract-/projectadministratie) bij voorkeur bij een MKB bedrijf.
  • Ervaring in de vastgoedsector is zeer welkom.
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
  • Sterk in het gebruik van Word, Excel en Outlook.

WIE BEN JIJ?
Wij zijn voor onze opdrachtgever op zoek naar iemand die meerdere ballen tegelijk hoog kan houden, het overzicht heeft en snel kan schakelen.
Een Office Manager die niet alleen uitvoert maar proactief en ondernemend is, graag meedenkt en vervolgens doorpakt, met een echte hands-on mentaliteit.
Daarnaast ben je representatief, stressbestendig en zelfstandig (je vindt het niet erg om af en toe alleen op kantoor te zijn).

Arbeidsvoorwaarden

WAT WORDT GEBODEN?

  • Een veelzijdige en uitdagende functie als Office Manager in een internationale en familiaire omgeving, waar initiatief wordt gewaardeerd.
  • Een bruto maandsalaris van maximaal € 2.900,- o.b.v. 40 uur per week.
  • Intentie is een langdurige arbeidsovereenkomst maar in eerste instantie is er sprake van een jaarcontract rechtstreeks bij onze opdrachtgever.
  • Taalvaardigheidtoetsen Nederlands en Engels maken deel uit van deze procedure.

INTERESSE?
Solliciteren kan onderaan deze pagina. We mailen of bellen je! Een motivatie vinden we leuk om te lezen, maar sluit in ieder geval jouw CV bij. Voor meer informatie kun je contact opnemen met The Office Managers op 030-8783118 van maandag t/m donderdag van 09.00 tot 21.00 uur en vrijdag tot 16.30 uur.

Standplaats

Hoofddorp (40 uur)

Solliciteer op deze vacature nummer O180130

Deel deze vacature