Organisatie

De Trombosestichting Nederland is een erkend goed doel en zet zich in voor een toekomst zonder tromboseleed. Door middel van fondsenwerving, goede voorlichting en het financieren van onderzoek. Op kantoor in Voorschoten, nabij Leiden, werkt een hecht team van 7 personen, mogelijk gemaakt door de vele trouwe donateurs.

Vanwege promotie van de huidige Office Manager zijn wij op zoek naar een

OFFICE MANAGER DONATEURS BUREAU | TROMBOSESTICHTING NEDERLAND | 32-36 uur

Functieomschrijving | Wat ga je doen?

Draag jij Trombosestichting Nederland een warm hart toe? Ben jij de motivator in een team? Administratief sterk en secuur in jouw werk? Kun je processen achter verschillende databases snel doorgronden en inzichtelijk krijgen? Draag je graag verantwoordelijkheid in jouw baan? Lees meer over de rol van Office Manager bij deze mooie stichting.

WAT GA JE DOEN?
In deze rol coördineer je alle activiteiten en taken van het Donateurs Bureau. Je bent verantwoordelijk voor alle administratieve en financiële (af)handelingen die voortvloeien uit de fondsenwervende activiteiten en het donateur beheer van de 70.000 donateurs.
Hierin word je ondersteund door 2 collega’s van jouw secretariaat, die je ook functioneel aanstuurt.
Een interessante rol voor iemand die administratief zeer sterk en nauwkeurig is, databases goed beheerst en inzicht heeft, of snel krijgt in de processen erachter.

Plannen & Organiseren

  • Jouw werkzaamheden t.b.v. het donateuren bestand zijn omvangrijk. Het fondsenwervingsprogramma met jaaragenda heeft een strakke cyclus met terugkerende handelingen en veel door elkaar geplande deadlines. Alles hangt met elkaar samen, nauwgezetheid is van groot belang.
    Taken zijn o.a. input leveren bij Direct Mail acties, gatekeeper rol, invoeren van mutaties in de database (bij afwezigheid van jouw (team)collega’s), corresponderen, aanmaken maandelijks incasso bestand, beoordeling van hardcopy printproeven, etc. Je werkt hierbij nauw samen met de Fondsenwerver en Manager Projecten en IT.
  • Je biedt organisatorische en administratieve ondersteuning bij events, beurzen en congressen zoals de jaarlijkse Wereld Trombose Dag en Ambassadeursdag, bij huldigingen, enz.

Processen & Procedures

  • Je stelt procedures en procesbeschrijvingen op, evalueert alle werkprocessen en update deze, indien nodig. Voor jouw beeldvorming: er wordt gewerkt met een CRM systeem (Engage) met 360.000 database records.
  • Je ondersteunt de Privacy Officer voor de stichting voor de AVG/GDPR bij het inregelen van processen, verwerkersovereenkomsten, registerverwerkingen, enz.
  • Je volgt en voert alle procedures uit rondom onderzoeksaanvragen.

Secretarieel

  • Je ondersteunt de organisatie en de raad van toezicht (RvT) op secretarieel gebied, zoals bij het inplannen van vergaderingen, post- en e-mailbehandeling, opstellen agenda en notulen van overleggen/vergaderingen. Je ontvangt de gasten.

Financiële Taken

  • Het behandelen van dagelijkse betalingsbestanden (CVS) van donaties en hierbij schakelen tussen de verschillende bestanden en databases.

Coördineren & Aansturen

  • Je bent de coördinator binnen het team, stuurt jouw team aan en voert de functioneringsgesprekken (samen met de directeur).

Overige Taken

  • Alle administratieve handelingen rondom de invoer en aflevering van de Antistollingspas.

Functie eisen | Wat neem je mee?

  • HBO werk- en denkniveau.
  • Ervaring in een soortgelijke coördinerende functie, goede kennis van administratieve procedures en processen.
  • Je hebt affiniteit met trombose als onderwerp en begrijpt de doelstelling en werkwijze van een fondsenwervende organisatie.
  • Je bent sterk in geautomatiseerde gegevensverwerking en bestandsbeheer en hebt kennis van CRM systemen, Excel databaseverwerkingen en het werken met CSV bestanden.
  • Je woont in de regio Leiden / Den Haag; er is parkeermogelijkheid en het NS station is op loopafstand.

WIE BEN JIJ?

  • Je hebt gevoel voor deadlines, systematiek, het werken met pieken en dalen en kunt je snel het ritme/de cyclus van een organisatie eigen maken.
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld, donateurs die bellen met vragen sta jij met geduld en warmte te woord.
  • Je bent sociaal, kunt goed samenwerken, hebt snel het overzicht op jouw vizier en durft ook vragen te stellen en met anderen te overleggen.
  • Kortom je bent een teamgerichte persoonlijkheid.

Arbeidsvoorwaarden | Wat wordt geboden?

  • Een arbeidsovereenkomst direct aangeboden door Trombosestichting Nederland, een klein gezondheidsfonds gericht op fondsenwerving. In 1e instantie gaan ze met jou de samenwerking aan op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de intentie een vaste langdurige samenwerking met elkaar aan te gaan.
  • Een salaris tussen €2.635,– en €3.695,– op basis van fulltime (= 36 uur), een eindejaarsbonus van 4,55% van het bruto jaarsalaris, 8% vakantiegeld, een pensioenregeling bij het Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW), bij fulltime: 27 vakantiedagen p/jr + 20 vitaliteitsuren.
  • Een functie voor 32-36 uur per week. De werktijden zijn van 8.00-16.30 uur op kantoor te Voorschoten in de omgeving Leiden / Den Haag.
  • Een gedegen inwerkperiode van 3-4 weken door de huidige Office Manager zodat je de organisatie en alle processen leert kennen.
  • Werken in een klein, op elkaar ingespeeld team, dat het leuk vindt om af en toe samen te borrelen of samen een sportieve prestatie te leveren zoals een hardloop evenement. Natuurlijk alleen als het bij je past en je het leuk vindt hieraan deel te nemen
  • Een modern, ruim en licht kantoor in Voorschoten. Parkeren: geen probleem maar het het treinstation is ook op loopafstand.

INTERESSE?
Solliciteer dan nu met jouw CV. We zullen je zo snel mogelijk bellen of e-mailen.
Wil je meer informatie over deze leuke functie? Neem contact op met The Office Managers op 030-8783118. Wij zijn bereikbaar van maandag t/m donderdag van 09.00 tot 21.00 uur; vrijdag tot 16.30 uur.
Je mag ons ook een bericht via WhatsApp sturen: 06 21263126.

The Office Managers werft onder exclusieve opdrachtverstrekking van Trombosestichting Nederland. Rechtstreeks contact opnemen met onze opdrachtgever over deze vacature of acquisitie voor bemiddeling wordt beslist niet op prijs gesteld. Sollicitaties en cv’s worden rechtstreeks doorgestuurd naar The Office Managers, dus solliciteer vooral direct via ons.

Standplaats: Voorschoten, Zuid Holland

Interesse? Solliciteer op deze functie

Solliciteer

Interesse in deze vacature?

Solliciteer dan nu!
We bellen of e-mailen je zo snel mogelijk. Een motivatie vinden we leuk om te lezen, maar stuur in ieder geval jouw CV mee.

Wil je meer informatie over deze functie? Neem contact op met The Office Managers op 030-8783118. Wij zijn bereikbaar van maandag t/m donderdag van 08:30 tot 21:00 uur; vrijdag tot 16:30 uur.

Contactpersoon

Anita Janse | info@theofficemanagers.nl
Mobiel 06 21 26 31 26 ook via WhatsApp bereikbaar

Solliciteer vandaag