Organisatie

Sinds 2008 produceert onze opdrachtgever hoogwaardige coatings die voldoen aan de huidige kwaliteits- en milieueisen voor de klimaatregelingsindustrie. De coatings zijn speciaal ontworpen voor warmtewisselaars, kunnen worden aangebracht zonder milieubeperkingen en voldoen aan de hoogste productkwaliteitsnormen. Het hoofdkantoor in Utrecht zorgt met een klein en gedreven team voor wereldwijde verkoop, accountmanagement en logistiek. De ingenieurs zijn trots op hun Nederlandse uitvinding, die de komende jaren een hoog groeipotentieel heeft!

Ter uitbreiding van het team zijn wij op zoek naar een ervaren

— OFFICE MANAGER | ADMINISTRATEUR (24 uur) —

om alle Office-gerelateerde werkzaamheden binnen het bedrijf te overzien en te beheren en verantwoordelijk te zijn voor de boekhouding.

Functieomschrijving

Ben jij op zoek naar een parttime functie als Office Manager in de binnenstad van Utrecht? En beschik jij over sterke boekhoudkundige vaardigheden? Lees snel verder!

Als Office Manager ben je een allround management supporter met sterke financiële, secretariële en officemanagement vaardigheden.

TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Boekhouding

  • Crediteuren: inboeken en verzenden van facturen, beheren van betalingsvoorwaarden.
  • Debiteuren: opstellen en inboeken van facturen in Exact Online, beheren van betalingsachterstanden.
  • Memoriaal: inboeken van afschrijvingen/kosten/salarisadministratie.
  • Beheer van de administratie van verschillende bedrijven: controle facturering, ondersteuning administratie.
  • Rapporten: openstaande vorderingen per week, ondersteunen bij het opstellen van contracten en managementinformatierapporten, controle grootboek (om de 2 weken met externe accountant).
  • Voorbereiden van de driemaandelijkse BTW- en ICL-verklaring voor de accountant.

Office Management

  • Voorbereiding van correspondentie, beheren van sjablonen in Word en Excel, ontvangen van gasten, agendabeheer en beheren van mailboxen.
  • Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen (in het Engels) eens per week en opvolgen van daaruit voortvloeiende acties.
  • Voorraadbeheer en bestellingen.
  • Zorgen voor een opgeruimd kantoor en bijdragen aan een prettige werksfeer.

Algemeen

  • Organiseren van meetings, borrels en etentjes en dagelijks bestellen van de kantoorlunch.
  • Ondersteuning bij supply chain management & logistiek.
  • Ondersteunen bij HR-gerelateerde zaken.

Functie eisen

WAT NEEM JE MEE?

  • Je bent een ervaren Office Manager met aantoonbare boekhoudkundige vaardigheden, op het niveau van Moderne Bedrijfsadministratie (MBA) of Praktijkdiploma Boekhouden (PDB).
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
  • Kennis van Excel en Office365 en accountsoftware, bij voorkeur Exact.

WIE BEN JIJ?

  • Je bent een flexibele teamspeler, maar kunt ook goed zelfstandig (en alleen) werken. Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel, bent proactief, gemotiveerd en energiek.
  • Je bent punctueel en hebt oog voor detail. Ook ben je probleemoplossend en beschik je over sterke analytische vaardigheden.

Arbeidsvoorwaarden

WAT WORDT GEBODEN?

  • Werken in een klein team met een gemotiveerde en enthousiaste eigenaar/directeur.
  • Een functie met inhoud en verantwoordelijkheid in een parttime rol voor 24 uur per week, verspreid over 3 of 4 dagen. De werkuren/-dagen zijn in overleg in te vullen, maar aanwezigheid op vrijdagochtend is een must.
  • Het kantoor bevindt zich naast het Centraal Station van Utrecht. Kom dus vooral met de trein (of fiets/scooter), want parkeren met de auto is niet mogelijk.
  • Het salaris is afhankelijk van kennis en ervaring. De overige arbeidsvoorwaarden lichten we graag toe.
  • De intentie is een samenwerking voor de lange termijn, je begint met een tijdelijk contract direct in dienst bij de opdrachtgever.
  • Een Nederlandse en Engelse taalvaardigheidstoets en een intelligentietest maakt deel uit van de procedure.

INTERESSE?
Reageer dan nu! We zullen je z.s.m. bellen of e-mailen. Een motivatie vinden we super leuk om te lezen, maar sluit in ieder geval jouw CV bij.

Wil je meer informatie over deze functie? Neem contact op met The Office Managers op 030-8783118, wij zijn bereikbaar van maandag t/m donderdag van 09.00 tot 21.00 uur en op vrijdag tot 16.30 uur. Je mag ons ook een bericht via Whatsapp sturen: 06-11161682.

Standplaats

Utrecht (parttime 24 uur)

Solliciteer op deze vacature nummer O190019

Deel deze vacature