Organisatie

Onze opdrachtgever European Pilot Selection & Training (EPST) in Utrecht is een jong en dynamisch bedrijf dat een volledige opleiding tot verkeersvlieger verzorgt. Na het succesvol afronden van deze opleiding volgt plaatsing bij een internationale luchtvaartmaatschappij op een modern vliegtuig zoals een Boeing of Airbus.

EPST is een EASA erkende Aviation Training Organization en operator. Vanwege uitbreiding van het team zijn wij op zoek naar een enthousiaste en representatieve

— OFFICE ASSISTANT (24-32 uur) —

met aantoonbare ervaring in de luchtvaartsector en globale kennis van de terminologie.

Functieomschrijving

Ben jij bekend met de wereld van de luchtvaart? En ben je op zoek naar een leuke, veelzijdige functie op kantoor? Wil je werken in een dynamische, snel schakelende organisatie met korte lijnen? En vervul je een rol van gastvrouw met hartelijkheid en flair?

In de functie van Office Assistant ben je betrokken bij alle secretariële, administratieve, commerciële en operationele processen binnen EPST.
Je werkt nauw samen met het team, bestaande uit de Managing Director, Office Manager en Office Assistant.

WAT GA JE DOEN?

Secretariële taken

  • Beheren van een drukke en dynamische agenda, met een proactieve instelling manage je agendawijzigingen.
  • Plannen van in- en externe afspraken, een goed gevoel voor urgentie, reistijd, afstand en locatie is hiervoor een must.
  • E-mailbehandeling, waarbij het van belang is dat je oog hebt voor urgentie en importantie.
  • Verzorgen van mailings naar (potentiële) studenten.
  • Algemene telefoonbeantwoording incl. het nabellen van deelnemers aan informatieavonden.
  • Vervullen van de rol van gastvrouw bij evenementen en informatieavonden voor relaties en studenten.

Administratieve en project taken

  • Verantwoordelijk voor het inplannen/inroosteren van studenten en instructeurs en zorgen voor adequate informatie.
  • Organiseren van de gefaseerde selectieronden; je zorgt voor een goede planning van selecteurs en instructeurs.
  • Versturen van facturen en archivering.

Facilitaire taken

  • Voorraadbeheer van kantoorartikelen en bestellen van catering voor de dagelijkse lunch.

Travelling

  • Boeken van vluchten en accommodaties, transport, vergaderruimten, lunch etc.

Social Media

  • Verzorgen van plaatsing van nieuwe items op de website, LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter en het opvolgen van reacties en informatieaanvragen.
  • Versturen van nieuwsbrieven.

Recruitment Support

  • Administratieve ondersteuning bij binnenkomende aanvragen van luchtvaartmaatschappijen m.b.t. recruitment van piloten.

Functie eisen

WAT NEEM JE MEE?

  • MBO+ denk- en werkniveau, bij voorkeur een opleiding in de luchtvaart/aviation of in een secretariële/administratieve richting.
  • Werkervaring binnen de luchtvaart/aviation branche en bekend met de terminologie en de wens om aan de slag te gaan in een administratieve/secretariële rol binnen een klein team.
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels.
  • Snel en handig met MS-Office (sterk in Excel).
  • Bij voorkeur woonachtig is in de omgeving Maarssen/Utrecht.

WIE BEN JIJ?

  • Je bent een echte duizendpoot en hebt een innemende persoonlijkheid. Je bent sociaal, spontaan, enthousiast en niet bang om op de voorgrond te treden.
  • Je vervult de rol van gastvrouw met openheid, enthousiasme en flair. Je hecht waarde aan representativiteit.
  • Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel, neemt initiatief en levert graag kwaliteit. Je bent netjes en punctueel en hebt oog voor detail.
  • Verder kun je zeer goed samenwerken en schakelen in een klein team, heb je humor en ben je leergierig. Ook sta jij je mannetje in de hectische luchtvaartwereld.
  • Het eerste half jaar beschikbaar voor 24 uur per week (vast op maandag en vrijdag, dinsdag of donderdag naar wens) en de mogelijkheid om dit in de 2e helft van 2019 uit te bouwen naar 32 uur.

Arbeidsvoorwaarden

WAT WORDT GEBODEN ALS OFFICE ASSISTANT BIJ EPST?

  • Een veelzijdige rol bij een internationaal georiënteerd bedrijf met korte lijnen, een informele bedrijfscultuur en een uitstekende reputatie in de luchtvaartsector.
  • Een parttime functie voor in eerste instantie 24 uur per week (3×8, waarvan in ieder geval maandag en vrijdag), na 6 maanden worden dit uitgebreid naar 32 uur per week.
  • Het bruto maandsalaris is max. € 2.750,- op basis van 40 uur per week.
  • Een arbeidscontract van 7 maanden, met verlenging bij gebleken geschiktheid. Een langdurige arbeidsrelatie is het uitgangspunt.
  • Een Engelse en Nederlandse taalvaardigheidtoets maakt deel uit van onze procedure.

Rechtstreeks contact opnemen met EPST wordt niet op prijs gesteld. Sollicitaties worden rechtstreeks doorgestuurd naar The Office Managers, dus solliciteer direct via onderstaande button.

INTERESSE?
Solliciteren kan onderaan deze pagina. We e-mailen of bellen je! Een motivatie vinden we leuk om te lezen, maar sluit in ieder geval jouw CV bij.
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met The Office Managers op 030-8783118 van maandag t/m donderdag van 09.00 tot 21.00 uur en vrijdag tot 16.30 uur.

Standplaats

Utrecht (parttime 24-32 uur)

Solliciteer op deze vacature nummer O190002

Deel deze vacature