Organisatie

Onze opdrachtgever is een hoogwaardig, onafhankelijk en ambitieus adviesbureau gespecialiseerd in het op strategisch niveau begeleiden van gerenommeerde opdrachtgevers bij financiële vraagstukken. Vanuit het nieuwe en moderne kantoor in Maarssen (loopafstand NS) werken ca. 25 consultants; ambitieuze academici van gemiddeld 30 jaar.

Het Secretariaat (2 personen) is de ‘backbone’ van de organisatie en levert full support op administratief, commercieel en projectinhoudelijk gebied. Wij zijn ter uitbreiding op korte termijn op zoek naar een

— JUNIOR SECRETARESSE | JUNIOR OFFICEMANAGER (fulltime 36-40 uur) —

In deze rol lever jij ondersteuning op niveau, ben je de olie in de machine. Met jouw hands-on mentaliteit, groot verantwoordelijkheidsgevoel en hoge dosis aan energie ben jij hier als een vis in het water!

Functieomschrijving

Ben jij een Junior Secretaresse | Junior Officemanager op HBO niveau en klaar voor de eerste of tweede stap in jouw carrière? Voel jij je thuis in de dynamische consultancy wereld en werk je graag met hoogopgeleide dertigers? En schakel jij snel, ben je proactief, energiek en kun jij met gemak alle ballen tegelijk in de lucht houden? Lees dan snel verder!

Als Junior Secretaresse | Junior Officemanager bestaat een groot deel van jouw dag uit adhoc werkzaamheden. Het Secretariaat biedt de gehele organisatie full service support op niveau. In deze hectische werkomgeving is het belangrijk dat jij jouw ‘mannetje staat’ en dat je weet van aanpakken.
Meedenken wordt zeker gewaardeerd, jij bent het type dat op zoek gaat naar antwoorden en denkt in oplossingen. Hierin ben je kritisch naar jezelf en anderen, ‘kan het ook anders?’, en denk je altijd een stap vooruit.

WAT GA JE DOEN?

In deze brede en afwisselende rol ben je samen met je collega Secretaresse verantwoordelijk voor het ondersteunen van het enthousiaste team van consultants. Je bent echt de spin in het web!

  • Je bent het vaste aanspreekpunt voor de organisatie. Jouw collega’s kunnen alles aan je vragen en bij je neerleggen, zoals bijv. operationele IT vragen, het maken van commerciële afspraken, voorkomende klantgerichte acties etc.
  • Jij bent het visitekaartje voor klanten, zowel per e-mail, aan de telefoon als persoonlijk. Professionaliteit en weten wat er speelt is hierbij van belang.
  • Als het gaat om in- en externe klantafspraken ben jij de go-to-person en zorg je voor optimale ondersteuning van consultants. Denk hierbij aan bijhouden van het CRM systeem en het regelen van tickets, hotels en visa.
  • Jij coördineert de facilitaire zaken en onderhoudt de contacten met externe leveranciers, zoals het schoonmaakbedrijf, verhuurder (pandbeheer), bloemist etc.
  • Er wordt graag samen geluncht, jij regelt hiervoor de boodschappen en zorgt voor een gedekte lunchtafel. Een goede kop koffie mag natuurlijk ook niet ontbreken, de koffiemachine ken jij dus van binnen en buiten.
  • Je bent een kei in het organiseren van de jaarlijkse beurs, bijeenkomsten en trainingen. Je regelt de inschrijvingen, inrichting van de stand, presentaties, commerciële acties etc. Ook stel je het jaarprogramma op, plan je data, locaties en inzet van consultants en ontvang je de deelnemers op professionele wijze.
  • Op het gebied van online uitingen en social media, denk aan de website en LinkedIn, neem je het voortouw en toon je ownership. In overleg met de consultants plaats jij artikelen, nieuwsberichten, blogs etc. Vanzelfsprekend denk je mee over de inhoud hiervan.

Kortom, dit is een zeer veelzijdige functie waarbij je echt een belangrijke bijdrage levert aan deze dynamische adviesorganisatie. Je kunt hier veel kennis opdoen van de zakelijke dienstverlening en je intern ontwikkelen.

Functie eisen

WAT NEEM JE MEE?

  • HBO werk- en denkniveau, je hebt bij voorkeur een secretariële opleiding afgerond of aantoonbare kennis en kunde om te floreren in deze rol.
  • 1 tot 4 jaar werkervaring of stage ervaring als (Junior) Secretaresse, (Junior) Officemanager, Office Assistant of Secretarieel medewerker.
  • Interesse in het vakgebied, de financiële wereld, weten wat er speelt en in staat om op niveau te kunnen meedenken en meepraten. Vanzelfsprekend wordt je wegwijs gemaakt in het jargon.
  • Sterk in het gebruik van Word, Excel en Outlook. Ervaring met G-Suite is een sterke pré. Je bent in ieder geval IT onderlegd en kunt vragen van collega’s beantwoorden.
  • Het komt goed van pas als je in het bezit bent van een BHV certificaat. En anders ben je bereid dit te halen.

WIE BEN JIJ?

  • Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels. De voertaal is Nederlands, maar alle offertes worden opgesteld in het Engels.
  • Je bent resultaat- en servicegericht en hebt een ‘hands-on’ mentaliteit. Een echte aanpakker dus!
  • Je bent stressbestendig, in staat om prioriteiten te stellen en verwachtingsmanagement te geven.
  • Jij hebt aan één woord genoeg, maar stelt je altijd kritisch op. Hierin ben je professioneel, assertief en scherp.

Arbeidsvoorwaarden

WAT WORDT GEBODEN?

  • Een afwisselende fulltime functie (40 uur, 36 is bespreekbaar) als Junior Secretaresse | Junior Officemanager bij een dynamische adviesorganisatie met een down-to-earth werkmentaliteit.
  • Werken bij een gerenommeerde organisatie van MKB formaat; 25-30 academici met een gemiddelde leeftijd van 30 jaar.
  • Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.
  • Een salaris van max. €2.500,- bruto per maand o.b.v. 40 uur per week en een aantrekkelijke bonusregeling (max. 1 maandsalaris).
  • 25 vakantiedagen, reiskostenvergoeding, pensioenregeling, ziekteverzekeringen, netto onkostenvergoeding en een telefoon van de zaak.
  • En natuurlijk iedere dag een gezamenlijke lunch, een borrel op z’n tijd en gezellige activiteiten zoals zomerparty, kerstfeest en actieve sportpouls!

WAT IS DE SOLLICITATIEPROCEDURE?

  • Een persoonlijk interview met The Office Managers, waarin we jouw motivatie voor deze functie uitgebreid bespreken en je aanvullende informatie krijgt over de opdrachtgever. Een Nederlandse en Engelse schriftelijke taalvaardigheidtoets maakt deel uit van onze procedure.
  • Een gesprek bij de opdrachtgever met de Manager en de Secretaresse met wie je nauw samenwerkt.
  • Een tweede gesprek met enkele collega’s (consultants).
  • Een voorstel tot een arbeidsovereenkomst en het uiteindelijke contract! Startdatum bij voorkeur per 1 april, maar is in overleg.

INTERESSE?
Solliciteer dan nu! We zullen je zo snel mogelijk bellen of e-mailen. Een motivatie vinden we leuk om te lezen, maar sluit in ieder geval jouw CV bij.
Wil je meer informatie over deze functie? Neem contact op met The Office Managers op 030-8783118, wij zijn bereikbaar van maandag t/m donderdag van 09.00 tot 21.00 uur en op vrijdag tot 16.30 uur.
Je mag ons ook een bericht via Whatsapp sturen: 06-11161682.

Standplaats

Maarssen (fulltime 36-40 uur)

Solliciteer op deze vacature nummer O190022

Deel deze vacature