Organisatie

Onze opdrachtgever is één van de grotere wereldwijde spelers in de concurrerende IT outsourcing technology markt. Het Nederlandse onderdeel bestaat uit ca. 40 medewerkers, verdeeld over vier vestigingen in Amsterdam en rondom Amsterdam.
Twee van hun managementondersteuners gaan in april met zwangerschapsverlof. We zijn daarom op zoek naar een

— TIJDELIJK / INTERIM ADMINISTRATIVE & FACILITY PROPERTY ASSISTANT (24 – 32 uur per week) —

In deze functie reis je regelmatig naar/tussen 4 kantoren (regio Amsterdam met eigen vervoer of OV).

Functieomschrijving

Verleen je graag financieel administratieve en facilitaire ondersteuning? Heb je toevallig ook werkervaring in Asset-, Property- of Fund Management? Ben je beschikbaar voor 4-5 maanden? And is your English perfect? Reageer meteen!

WAT GA JE DOEN?

  • Je koopt centraal in voor de 4 vestigingen in de regio Amsterdam.
  • Je werkt nauw samen met de 4 locatiemanagers en voor de vastgoed manager.
  • Je controleert/monitort de (locatie)budgetten.
  • Je bent verantwoordelijk voor het invoeren van de leveranciers, inkooporders, inkoopfacturen en verdere documenten in Yardi.
  • Je bewaakt de levertermijnen en planning en zorgt voor de juiste interne doorbelasting.
  • Je ondersteunt het managementteam bij de forecasting van de operatie- en projectkosten en het opstellen business reviews en presentaties.
  • Je voert het travelmanagement en assisteert bij het indienen van reis- en onkostenrapporten, inclusief urenstaten.
  • Je coördineert/organiseert zakelijke bijeenkomsten, teambuilding dagen en social events, inventariseert locatie-eisen en cateringbehoeften.
  • Je organiseert transport, hotels en accommodatie voor gasten van het HQ die ‘jouw’ locaties in Amsterdam bezoeken.
  • Je coördineert en inventariseert alle benodigdheden op de locaties; zorgt dat iedereen gefaciliteerd is om zijn/haar werk te doen, regelt het onderhoud van de kantoren.
  • Je verzorgt de lease administratie.
  • Je regelt de in- en uitgaande post op de locatie.

Je werkt nauw samen met de Property Manager.

Functie eisen

WAT NEEM JE MEE?
Om in deze tijdelijke rol snel inzetbaar te zijn neem je mee:

  • HBO werk- en denkniveau en/of een afgeronde opleiding in facility, administration of officemanagement.
  • Werkervaring bij een internationale ‘speler’ in property-, asset- of fund management.
  • Ervaren in het opleveren van financiële rapportages; je bent goed in Excel, aantoonbaar goed met cijfers en budgetbeheer.
  • Skills in MS Office, SharePoint/i-drive en je hebt eerder gewerkt met CRM/Purchase ordering systemen zoals Yardi, SAGE en/of SAP.
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse (native) en Engelse taal in woord en geschift, de voertaal is Engels maar de meerderheid van de collega’s is native Nederlands.

Arbeidsvoorwaarden

WAT WORDT GEBODEN?

  • Deze tijdelijke rol is wegens zwangerschapsverlof van twee managementondersteuners voor een periode van 4-5 maanden. Fijne en warme collega’s zullen je snel wegwijs maken.
  • Je werkt vanuit het kantoor in Amsterdam maar reist ook regelmatig naar de andere kantoren in de regio Amsterdam. Deze kantoren zijn allen op loopafstand van OV en/of met parkeermogelijkheid.
  • Deze tijdelijke functie wordt bij voorkeur ingevuld via detachering vanuit The Office Managers. Ben je ZZP’er dan is het maximum tarief €45,– per uur excl. BTW.
  • We nemen een schriftelijke Nederlandse en Engelse taalvaardigheidstoets bij je af.

INTERESSE?
Reageer dan NU en stuur je CV! We zullen je zo snel mogelijk bellen of mailen.
Wil je meer informatie? Bel ons op 030-8783118 – van maandag t/m donderdag van 09:00 tot 21:00 uur en op vrijdag tot 16:30 uur – of stuur een berichtje via WhatsApp naar 06-11161682.

Standplaats

Amsterdam (24-32 uur)

Solliciteer op deze vacature nummer O190027

Deel deze vacature